Современная система документооборота: базовые правила и цифровые разновидности

Вступивший в силу с 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 регламентирует оформление и движение в организации документации с момента её создания и до отправки на хранение. Согласно ему, управление документами и другим контентом предприятия, независимо, будут ли они напечатаны на бумаге или существуют в электронном виде, относится к https://www.target-tech.ru/ системе документооборота.

Каждая официальная бумага проходит определенный путь:

• создание (прием);
• регистрация (учет);
• передвижение (рассылка, отправка или передача);
• исполнение (согласование) и контроль за ним;
• отправка (передача по назначению);
• формирование дела (подшивка);
• архивация, с возможностью использовать повторно или в качестве справочной информации.

Существует несколько вариантов прохождения данного пути:

• бумажный;
• комбинированный;
• электронный (СЭД).

С развитием цифровых технологий первый вариант уходит в прошлое. Второй – лидер, так как многие документы необходимо отправлять в напечатанном виде. Третий активно внедряется во все сферы деятельности и обладает рядом несомненных достоинств:

• позволяет сразу идентифицировать документ;
• позволяет непрерывно отслеживать движение с указанием ответственного за исполнение;
• исключает дублирование;
• предоставляет возможность эффективного поиска при минимальной информации о документе;
• упрощает систему отчетности.

Таким образом, электронный контроль за документооборотом позволяет быстро реагировать на новую информацию и принимать управленческие решения, основываясь на данных отчетов.

Виды электронных систем

Рынок современных систем электронного документооборота достаточно широк. Различают несколько их видов:

• Универсальная. Стандартный набор функций, небольшие затраты на приобретение и установку, необходимость приобретения лицензии на каждое рабочее место.
• Индивидуальная. Отдельный подход к каждому рабочему месту, большие временные затраты, высокая стоимость разработки.
• Комбинированная. Базовая программа с возможностью доработки дополнительных модулей. Соответствие нуждам предприятия при сравнительно небольших временных затратах на разработку и внедрение, передача прав пользования заказчику, взаимодействие с существующими офисными приложениями.

Отлаженное до автоматизма делопроизводство в компании, государственной структуре или на предприятии позволит оптимизировать работу секретарей и увеличит ответственность сотрудников.